展會(huì)是為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷(xiāo)售、傳播品牌而進(jìn)行的一種宣傳活動(dòng)。而展會(huì)策劃是利用市場(chǎng)環(huán)境相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，進(jìn)行系統(tǒng)、周密、科學(xué)的預(yù)測(cè)對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品、形象等方面的傳播，其內(nèi)容包括：調(diào)查與分析、決策與計(jì)劃、運(yùn)作與實(shí)施、效果評(píng)價(jià)與測(cè)定等。
1、調(diào)查與行業(yè)分析
市場(chǎng)調(diào)查是選定展會(huì)的重要依據(jù)。一般情況下，市場(chǎng)調(diào)查要根據(jù)當(dāng)?shù)亍⒈緟^(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展會(huì)設(shè)施條件等特點(diǎn)，圍繞市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查。市場(chǎng)調(diào)查的主要內(nèi)容包括展會(huì)周?chē)h(huán)境的調(diào)查、參展企業(yè)情況的調(diào)查、展會(huì)項(xiàng)目情況的調(diào)查、展會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況的調(diào)查以及參展商、支持贊助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場(chǎng)潛力、市場(chǎng)限制以及市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進(jìn)行策劃。
2、決策與計(jì)劃
怎么做展會(huì)決定是一個(gè)決策的過(guò)程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響展會(huì)決策的要素有營(yíng)銷(xiāo)需要、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷(xiāo)方式、內(nèi)部條件等，展會(huì)的決策與計(jì)劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會(huì)展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展會(huì)的戰(zhàn)略安排、市場(chǎng)安排、方式安排等。
3、運(yùn)作與實(shí)施
運(yùn)作與實(shí)施是進(jìn)行展會(huì)的中心環(huán)節(jié)，也是展會(huì)策劃的重心之所在。該階段包括廣告宣傳工作、組織招展招商工作、展會(huì)設(shè)計(jì)工作以及展會(huì)相關(guān)活動(dòng)策劃等具體安排會(huì)展的工作方案。
（1）展會(huì)宣傳的主要方式包括媒體廣告（專(zhuān)業(yè)媒體、大眾媒體、發(fā)布會(huì)研討會(huì)等）和戶(hù)外廣告（海報(bào)、燈箱、廣告牌、彩旗等）。
（2）在招展招商的準(zhǔn)備階段，需要建立潛在的客戶(hù)名單，設(shè)計(jì)并發(fā)放參展說(shuō)明書(shū)，熟知參展中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等。
（3）展會(huì)工作籌劃的步驟一般為：第一，按實(shí)際需要將工作分為招展招商組團(tuán)、設(shè)計(jì)施工、展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺(tái)工作、后續(xù)工作等幾大類(lèi)；第二，在各大類(lèi)之下詳細(xì)列明具體事項(xiàng)；第三，弄清工作之間的關(guān)系；第四，要定期檢查工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。
4、效果評(píng)價(jià)與測(cè)定
計(jì)劃、實(shí)施、評(píng)估，是現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)的三步驟。展會(huì)的效果評(píng)價(jià)與測(cè)定是全面驗(yàn)證展會(huì)策劃實(shí)施情況必不可少的工作。當(dāng)整個(gè)展會(huì)策劃實(shí)施工作結(jié)束后，展會(huì)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找問(wèn)題，并寫(xiě)出評(píng)估測(cè)定工作總結(jié)報(bào)告，為以后展會(huì)工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)。
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